Verenigingen of particulieren die een evenement willen organiseren moeten hiervoor een aanvraag indienen bij het college van burgemeester en schepenen. Deze aanvraag moet uiterlijk 8 weken voor het evenement plaats vindt ingediend worden bij de Dienst Interne Zaken, Stadhuis – Aen den Hoorn 1, 3440 Zoutleeuw of via mail.
Voor bepaalde evenementen (bv. fuif, bal, ...) kan men naast het inzetten van een erkende/interne bewakingsfirma ook opteren om eigen vrijwilligers in te zetten of deze twee te combineren. In beide gevallen is het dan noodzakelijk om bijkomend formulier in te vullen.